Quản lý vận hành kho là một khâu quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang áp dụng quy tắc 5S để tối đa hóa năng suất. Đây là giải pháp giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể.
Nội dung
Giải thích thuật ngữ “quy tắc 5S”
Thuật ngữ “Quy tắc 5S” không xa lạ với nhiều người. Quy tắc này được áp dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp trong nước nhằm tăng năng suất lao động.
Định nghĩa quy tắc 5S
Quy tắc 5S là nền tảng quy tắc cơ bản có nguồn gốc từ Nhật Bản. Quan điểm làm việc trong môi trường sạch đẹp, tiện nghi sẽ giúp tinh thần của người lao động thoải mái, từ đó góp phần nâng cao năng suất lao động. Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng nhằm đem lại hiệu quả trong quản lý.
5S được viết tắt từ 5 từ trong tiếng Nhật, gồm:
- Seiri – Sàng lọc: Phân loại và sắp xếp các trang thiết bị, cơ sở vật chất. Loại bỏ những thứ không cần thiết và tách biệt chúng khỏi những thứ cần thiết.
- Seiton – Sắp xếp: Sắp xếp vật dụng với 4 tiêu chí: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Bố trí khoa học để tăng hiệu quả sử dụng.
- Seiso – Sạch sẽ: Vệ sinh và lau chùi để tăng tuổi thọ và hiệu suất hoạt động của máy móc.
- Seiketsu – Săn sóc: Duy trì và nâng cao những bước trước đó. Áp dụng quy tắc một cách có hệ thống.
- Shitsuke – Sẵn sàng: Thực hiện các quy định một cách tự giác hoàn toàn mà không cần nhắc nhở.
Nếu không nhìn ra được tầm quan trọng và sự cần thiết của quy tắc 5S trong sản xuất thì khó có thể tạo đột phá trong việc cải thiện năng suất lao động.
Nguồn gốc của quy tắc 5S
Quy tắc 5S ra đời từ tập đoàn Toyota, niềm tự hào của Nhật Bản và nền sản xuất hàng đầu thế giới. Đất nước này không phải là nơi sinh ra những cỗ máy kỹ thuật hiện đại, nhưng lại nổi tiếng với quy tắc kỷ luật trong môi trường làm việc. Người Nhật luôn ý thức cao độ về trách nhiệm và tính tự giác trong công việc.
Người Nhật quan niệm rằng người lao động chỉ thực sự cống hiến nếu coi công việc đó là công việc của chính mình. Vì vậy, các công ty tại Nhật Bản luôn cố gắng rèn luyện ý thức này cho mỗi công nhân.
Tại sao doanh nghiệp SME nên áp dụng quy tắc 5S trong hoạt động?
Các doanh nghiệp SME (vừa và nhỏ) chiếm đa số tại thị trường Việt Nam. Quy tắc 5S có tác dụng tác động lớn trong việc vận hành các doanh nghiệp này. Sau đây là lý do nên áp dụng quy tắc 5S:
- Có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức và mọi quy mô, kể cả doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Áp dụng trong mọi lĩnh vực của doanh nghiệp như sản xuất, thương mại, dịch vụ.
- Đơn giản, dễ áp dụng, không đòi hỏi kiến thức chuyên sâu.
Các vấn đề mà doanh nghiệp thường phải đối mặt có thể kể đến như: lãng phí thời gian và công sức, sai sót trong công việc, kho chứa không được sắp xếp gọn gàng, cơ sở vật chất bẩn thỉu hoặc hoạt động kém hiệu quả. Những vấn đề này khiến cho năng suất lao động giảm và gây khó khăn cho doanh nghiệp.
Ứng dụng quy tắc 5S trong doanh nghiệp giúp giải quyết những vướng mắc và khó khăn này.
Ứng dụng quy tắc 5S trong mỗi lĩnh vực của doanh nghiệp
Môi trường doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích gì khi ứng dụng quy tắc 5S? Quy tắc được sử dụng trong thực tế có hiệu quả ra sao?
Quản lý kho hàng
Nhiều doanh nghiệp lựa chọn áp dụng quy tắc 5S trong quản lý và vận hành kho hàng. Kết quả là hàng hóa trong kho được quản lý chặt chẽ, hoạt động xuất nhập hàng được đảm bảo cân đối và năng suất lao động tăng lên đáng kể. Điều này giúp tiết kiệm chi phí logistics và tạo môi trường làm việc sạch sẽ, chuyên nghiệp. Tác phong làm việc của nhân viên cũng được cải thiện.
Quản lý nhân sự
Áp dụng quy tắc 5S trong môi trường làm việc có tác dụng lớn trong việc quản lý nhân sự. Nhân viên làm việc trong môi trường này sẽ hình thành phong cách làm việc chuyên nghiệp, đem lại hiệu quả làm việc cao. Một số tác động của 5S đối với nhân sự là:
- Xây dựng ý thức không ngừng cải tiến cho đội ngũ nhân viên tại nơi làm việc.
- Xây dựng tinh thần đồng đội, làm việc nhóm giữa các nhân viên.
- Nâng cao vai trò lãnh đạo của cán bộ quản lý.
Quy tắc 5S được áp dụng và kiểm chứng trong nhiều doanh nghiệp trên thế giới, đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Việc áp dụng quy tắc này giúp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và giá trị sản phẩm, tạo ra niềm tự hào cho công ty.
