Trong lĩnh vực Nhà hàng – Khách sạn, check-in và check-out là hai thuật ngữ quen thuộc. Vậy, check-in là gì? Check-out là gì? Cùng tìm hiểu về các thủ tục quan trọng này và những điểm cần lưu ý khi lưu trú tại khách sạn.
Check-in – trái tim của quy trình tiếp đón
Check-in là khái niệm để chỉ quy trình đăng ký và xác nhận khách lưu trú tại khách sạn. Đây là công việc được thực hiện tại quầy lễ tân khách sạn, nơi nhân viên sẽ tiếp nhận thông tin từ khách hàng và chuẩn bị sẵn sàng cho khách trước khi nhận phòng.
Khi khách đến khách sạn, quy trình Check-in diễn ra như sau:
- Bước 1: Nhân viên lễ tân chào đón khách hàng và tiếp nhận thông tin cá nhân từ khách.
- Bước 2: Nhân viên kiểm tra và xác nhận đơn đặt phòng, yêu cầu khách muốn ở phòng nào và sắp xếp phòng phù hợp.
- Bước 3: Nhân viên thông báo về loại phòng, giá cả, phương thức thanh toán, các dịch vụ và chương trình khuyến mãi.
- Bước 4: Sau khi khách đồng ý, nhân viên thông báo với bộ phận liên quan để chuẩn bị phòng.
- Bước 5: Nhân viên thu thập thông tin cá nhân của khách, yêu cầu khách ký xác nhận đặt phòng.
- Bước 6: Nhân viên giới thiệu về các địa điểm du lịch, dịch vụ xung quanh và giá vé nếu khách yêu cầu.
- Bước 7: Nhân viên hỏi xem khách có yêu cầu đặc biệt nào không.
- Bước 8: Nhân viên trao chìa khóa phòng cho khách.
- Bước 9: Nhân viên chúc khách một kỳ nghỉ vui vẻ và thông báo cho bộ phận liên quan đưa hành lý và dẫn khách lên phòng.
- Bước 10: Cập nhật thông tin khách vào hệ thống khách sạn.
Check-out – sự hoàn tất và rời khách sạn
Check-out là quy trình thanh toán, xác nhận khách trả phòng và rời khách sạn. Tương tự như Check-in, Check-out cũng là nhiệm vụ của nhân viên lễ tân khách sạn.
Khi khách trả phòng, quy trình Check-out diễn ra như sau:
- Bước 1: Nhân viên chào đón khách và hỏi khách có hài lòng với kỳ nghỉ tại khách sạn không.
- Bước 2: Nhân viên hỏi khách về số phòng đã sử dụng, nhận lại chìa khóa và thông báo cho bộ phận liên quan để kiểm tra phòng.
- Bước 3: Nhân viên kiểm tra các dịch vụ khách đã sử dụng và cần thanh toán.
- Bước 4: Nhân viên nhận thông báo từ bộ phận buồng về tình trạng phòng và đồ uống khách đã sử dụng từ minibar, xác nhận với khách.
- Bước 5: Nhân viên lập hóa đơn thanh toán và đưa cho khách kiểm tra.
- Bước 6: Nhân viên thông báo số tiền khách phải thanh toán.
- Bước 7: Thực hiện thanh toán theo hình thức khách đã chọn. Nếu khách thanh toán trực tiếp, yêu cầu khách ký xác nhận và lưu lại hóa đơn. Nếu khách sử dụng voucher, kiểm tra và cập nhật thông tin trên hóa đơn.
- Bước 8: Nhân viên trả lại chìa khóa phòng và các giấy tờ, đồ tùy thân khách đã gửi tại quầy lễ tân.
- Bước 9: Nếu khách đã thanh toán trực tiếp, nhân viên đóng dấu “đã thanh toán” trên hóa đơn và trả lại cho khách.
- Bước 10: Nhân viên đưa cho khách phiếu Check-out card để chuyển cho nhân viên hành lý khi khách xuất phòng.
- Bước 11: Nhân viên hỏi và hỗ trợ khách về phương tiện đi lại nếu cần.
- Bước 12: Nhân viên lễ tân chào tạm biệt, nói lời cảm ơn và chúc khách may mắn trong chuyến đi, hẹn gặp lại.
Để đảm bảo chất lượng dịch vụ, quy trình Check-in và Check-out cần được thực hiện đúng và nhanh chóng. Ngoài cách thủ công, nhiều khách sạn cũng áp dụng dịch vụ Check-in online và Check-out online để tiết kiệm thời gian cho khách.
Hãy tận hưởng kỳ nghỉ tuyệt vời và trải nghiệm sự chuyên nghiệp từ lễ tân khách sạn. Để biết thêm thông tin và đặt phòng, hãy truy cập fptskillking.edu.vn.