Chiến Dịch 5S: Khám phá Mô hình Tiềm năng cho Doanh Nghiệp

Giới thiệu

Bạn có từng cảm thấy hoạt động kinh doanh của mình luôn luôn hỗn loạn và kém hiệu quả, hoặc cảm thấy văn phòng làm việc không đủ sạch sẽ, an toàn, sảng khoái để có thể an tâm làm việc? Nếu vậy, đã đến lúc doanh nghiệp của bạn cần triển khai mô hình 5S để cải thiện hiệu suất làm việc và tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn.

1. 5S là gì?

1.1. Khái niệm 5S

Mô hình 5S trong doanh nghiệp là một phương pháp quản lý và tổ chức nơi làm việc, trong đó sự tinh gọn, khoa học, sạch sẽ và an toàn được đặt lên hàng đầu. 5S là chương trình nâng cao hiệu suất phổ biến ở Nhật Bản và nhiều nước trên thế giới. Mỗi chữ “S” đại diện cho một phần của quy trình gồm 5 bước để cải thiện hoạt động chung của doanh nghiệp: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, và Sẵn sàng.

1.2. Nguồn gốc của 5S

Phương pháp 5S xuất phát từ Nhật Bản và đã được phát triển và ứng dụng rộng rãi trong nền công nghiệp của đất nước này từ cuối thập kỷ 1950 đến đầu thập kỷ 1960. Ban đầu, 5S được áp dụng trong lĩnh vực sản xuất, đặc biệt là trong các nhà máy và doanh nghiệp sản xuất ô tô như Toyota. Ngày nay, 5S không chỉ được tin dùng trong lĩnh vực sản xuất mà còn mở rộng ra nhiều ngành nghề khác như dịch vụ, công nghệ, bệnh viện, giáo dục,… và dần dần được áp dụng trong tất cả các doanh nghiệp như một phần của nội quy hoạt động.

1.3. Phân biệt 5S và Kaizen

5S và Kaizen đều có nguồn gốc từ Nhật Bản với mục đích cuối cùng là cải tiến quy trình làm việc, tránh những hao hụt, lãng phí không cần thiết trong vận hành nhằm nâng cao năng suất chung. Tuy nhiên, 2 mô hình này có những điểm khác biệt nhất định.

2. Nội dung cụ thể trong tiêu chuẩn 5S

2.1. Seiri – Sàng lọc

Đây có lẽ là bước khó khăn nhất trong phương pháp 5S, khi bạn cần phải học cách loại bỏ bất cứ thứ gì không cần thiết trong không gian làm việc của mình. Đem tái chế (hoặc loại bỏ) tất cả những đồ vật dù là nhỏ nhất nhưng không được sử dụng đến sẽ làm cho không gian làm việc được thông thoáng, đồng thời tăng tính hiệu quả cho bước thứ 2.

2.2. Seiton – Sắp xếp

Sau khi đã sàng lọc và quyết định giữ lại những món đồ thật sự cần thiết, bạn phải sắp xếp chúng trong không gian làm việc của mình thật khoa học, dễ nhớ, dễ tìm. Mục tiêu của bước này là đảm bảo flow state (trạng thái dòng chảy) trong quá trình làm việc.

2.3. Seiso – Sạch sẽ

Ngoài khía cạnh sắp xếp khoa học, một khu làm vực làm việc tiêu chuẩn trong 5S cũng cần phải được giữ vệ sinh sạch sẽ.

2.4. Seiketsu – Săn sóc

Bước săn sóc được hiểu là việc duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3 bước đầu tiên của phương pháp 5S theo hệ thống.

2.5. Shitsuke – Sẵn sàng

Ở bước này, doanh nghiệp sẽ tạo ra các biện pháp khuyến khích và khen ngợi nhằm thúc đẩy sự tham gia và cam kết của tất cả nhân viên trong việc duy trì thực hiện 5S.

3. Lợi ích khi áp dụng 5S trong doanh nghiệp

• Tăng hiệu suất lao động
• Giảm lãng phí
• Nâng cao chất lượng sản phẩm/ dịch vụ
• Tăng cường an toàn lao động
• Thúc đẩy tinh thần làm việc

4. Cách kết hợp mô hình 5S cùng các mô hình khác

4.1. 3D 5S là gì?

3D 5S là nguyên tắc quản trị doanh nghiệp phổ biến tại Nhật Bản và dần được các doanh nghiệp biết đến rộng rãi. 3D là mô hình nhấn mạnh vào ba nguyên tắc quan trọng mà các nhà lãnh đạo cần tuân thủ để dẫn dắt và quản lý một doanh nghiệp hiệu quả, bao gồm: Directing, Discussing, Delegating, tương ứng với Chỉ đạo – Thảo luận – Ủy thác.

4.2. Kaizen 5S là gì?

Kaizen, từ tiếng Nhật, có nghĩa là “cải tiến liên tục”. Kaizen 5S là mô hình kết hợp giữa triết lý cải tiến liên tục của Kaizen với các nguyên tắc quản lý môi trường làm việc của 5S.

5. Các bước thực hiện phương pháp 5S & Công cụ hỗ trợ:

Bước 1: Đánh giá thực trạng

Bước 2: Xây dựng kế hoạch và lộ trình hành động

Bước 3: Đào tạo, hướng dẫn thực hiện

Bước 4: Tiến hành thực hiện

Bước 5: Đánh giá, cải tiến

Bước 6: Duy trì thực hiện

6. Doanh nghiệp bạn cần công cụ hỗ trợ triển khai 5S? Tham khảo ngay Base.vn!

• Công cụ truyền thông nội bộ: Base Inside
• Bộ công cụ đào tạo: Base Square, Base Onboard, Base Test
• Công cụ xử lý vi phạm: Base Case
• Công cụ khen thưởng: Base Reward

7. Tạm kết

5S là một phương pháp quản lý môi trường làm việc đơn giản nhưng hiệu quả. Khi áp dụng đúng cách, 5S có thể tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và hiệu quả, giúp nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Hãy áp dụng phương pháp 5S và tận dụng các công cụ hỗ trợ từ Base.vn để doanh nghiệp của bạn trở nên tốt hơn và phát triển bền vững.