Trong Excel, Macro là một công cụ mạnh mẽ giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Nếu bạn là một người mới bắt đầu sử dụng Excel và đang gặp khó khăn trong việc xử lý các tác vụ nhàm chán, hãy thử sử dụng Macro. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Macro trong Excel để thực hiện các thuật toán cơ bản một cách dễ dàng và hiệu quả.
Nội dung
Macro trong Excel là gì? Lợi ích khi sử dụng Macro
Macro (hoặc còn được gọi là VBA Macro) là những chương trình nhỏ giúp tự động hóa các thao tác lặp đi lặp lại trên 1 vùng dữ liệu trong Excel. Thay vì bạn mất thời gian thực hiện các thao tác này một cách nhàm chán, Macro sẽ thực hiện chúng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Ví dụ, bạn có thể sử dụng Macro để nhập chữ hoặc số, chọn ô, chọn lệnh trong thanh Ribbon hoặc trong menu, định dạng ô, cột hoặc hàng, và nhiều tác vụ khác.
Sử dụng Macro trong Excel mang lại nhiều lợi ích cho bạn, bao gồm:
- Định dạng mặc định cho một vùng dữ liệu Excel.
- Tự động hoá công việc thông qua các tính năng đã được thiết lập trước.
- Dễ dàng chỉnh sửa tác vụ để phù hợp với yêu cầu của bạn.
Mẹo để sử dụng Macro trong Excel hiệu quả
Để sử dụng Macro trong Excel hiệu quả, bạn cần biết một vài điều sau:
- Khi bạn ghi một Macro để thực hiện một số tác vụ, Excel sẽ chỉ thực hiện tác vụ đó trên vùng dữ liệu được xác định trước. Nếu bạn thêm hàng/cột vào vùng đã ghi, Macro sẽ không thực hiện tác vụ cho hàng/cột mới thêm vào.
- Nếu bạn muốn xử lý một tác vụ dài, hãy chia tác vụ đó thành các bản ghi nhỏ hơn thay vì một bản ghi lớn.
- Macro không chỉ hoạt động trong phạm vi Excel. Bạn có thể tạo một Macro liên kết đến các ứng dụng Office khác cũng hỗ trợ VBA. Ví dụ, bạn có thể ghi một Macro để tạo bảng trong Excel, sau đó chuyển sang Outlook để gửi email tới địa chỉ trong bảng.
Cách sử dụng Macro trong Excel
Lưu ý: Khi bạn ghi một Macro, trình ghi sẽ ghi lại hầu hết tất cả các thao tác bạn thực hiện. Nếu bạn ghi nhầm một lệnh nào đó, bạn sẽ cần thực hiện lại từ đầu để khắc phục. Hãy thực hiện Macro với những thao tác quen thuộc nhất để tránh lỗi này.
Cách tạo Macro trong Excel nhanh chóng
Bước 1: Mở file Excel và nhấp chuột phải vào bất kỳ thẻ nào trên thanh công cụ. Chọn “Customize the Ribbon…” để tiến hành thiết lập.
Bước 2: Trong cửa sổ thiết lập, chọn “Developer” để thêm thẻ Developer vào thanh công cụ.
Bước 3: Trên thẻ Developer, chọn “Record Macro” tại thanh Code.
Bước 4: Tại mục Macro Name, nhập tên cho Macro của bạn. Đặt tên sao cho dễ nhận biết tác vụ mà Macro thực hiện.
Bước 5: Tại mục Shortcut key, bạn có thể liên kết Macro với một tổ hợp phím tắt tùy ý. Lưu ý tránh trùng với các phím tắt mặc định của Excel như Ctrl + Z để không mất tính năng Undo.
Lưu ý: Để tránh xảy ra lỗi, hãy để trống mục này.
Bước 6: Tại mục Store macro in, chọn “This Workbook”. Sau đó, nhập ghi chú cho Macro của bạn vào mục Description. Cuối cùng, nhấn OK để hoàn tất.
Với những bước trên, bạn đã tạo thành công Macro trong Excel.
Value trong Excel
Cách ngừng Macro trong Excel
Lưu ý: Thao tác ngừng sẽ không ảnh hưởng hay xóa bất kỳ tác vụ nào đã được ghi trước đó bởi Macro.
Hướng dẫn:
Để ngừng chạy Macro trong Excel, bạn vào thẻ Developer. Sau đó, tại tab Code, chọn “Stop Recording”.
Như vậy, sau khi thực hiện các bước trên, Macro sẽ dừng việc ghi.
Cách chạy Macro Excel
Nếu bạn đã tạo Macro nhưng chưa biết cách chạy Macro, bạn có thể tham khảo hướng dẫn sau.
Hướng dẫn:
Bước 1: Nhấn vào thẻ Developer và chọn “Macros” tại tab Code.
Bước 2: Trên bảng thiết lập, nhấn vào “Run” để chạy Macro trong Excel.
Bên cạnh mục Run, còn có các mục khác như:
- Step Into: giúp bạn đi từng bước để chỉnh sửa hoặc xem từng dòng lệnh.
- Edit: Mở Macro để chỉnh sửa mà không chạy Macro.
- Create: Tạo Macro mới để ghi.
- Delete: Xóa Macro (Lưu ý sau khi xóa, không thể khôi phục lại).
- Options: Thiết lập các tùy chọn về thuộc tính của Macro như phím tắt hoặc lời dẫn.
Lưu Macro trong Excel
Lưu ý:
- Để lưu Macro, bạn phải dừng ghi Macro trước.
- Trong quá trình lưu, không tắt trang tính Excel để không mất dữ liệu đã ghi vào Macro.
Hướng dẫn:
Bước 1: Nhấn vào thẻ Developer trên thanh công cụ và chọn “Visual Basic”.
Bước 2: Ở phía bên trái màn hình, nhấn vào biểu tượng dấu + bên trái mục Modules.
Bước 3: Lúc này sẽ xuất hiện mục Module1 bên dưới mục Modules. Nhấp chuột phải vào mục Module1 và chọn “Export File…” để tiến hành lưu Macro.
Bước 4: Chọn thư mục bạn muốn lưu file Macro và nhấn “Save”. File Macro sẽ có đuôi .bas sau khi được lưu.
Bằng những thao tác đơn giản trên, bạn đã có thể lưu file Macro trên máy một cách dễ dàng.
Cách xóa Macro Excel
Lưu ý: Khi xóa Macro, sẽ xóa toàn bộ các thao tác đã được ghi trên Excel. Dữ liệu ban đầu không bị ảnh hưởng. Hãy cân nhắc kỹ trước khi xóa.
Hướng dẫn:
Để xóa Macro trong Excel, tìm đến file Macro đã lưu trước đó. Nhấp chuột phải và chọn “Delete” (biểu tượng thùng rác) để xóa Macro.
Qua bài viết này, bạn đã hiểu về Macro trong Excel, cách tạo và chạy Macro trong Excel. Hy vọng rằng bạn sẽ sử dụng Macro trong Excel một cách thuần thục và hiệu quả.
